Gestión de Centros Deportivos: Factores organizativos (II). Planificación estratégica, medio plazo y operativa.

            Pretender plasmar de una forma completa y exhaustiva cuál va a ser el proyecto detallado de gestión de una instalación es complicado, podría considerarse utópico incluso, pues la propia inercia de la evolución social, geográfica y del fenómeno deportivo hace complicado el determinar un proyecto a largo plazo.

            Sin embargo y con una visión global de los últimos años, estamos en condiciones de realizar una determinación de objetivos a tres niveles:

1. Estratégico o largo plazo

2. Táctico o medio plazo

3. Operativo o corto plazo

En toda esta objetivación existe una voluntad férrea de enunciar las directrices y principios fundamentales que harán posible la gestión. Esto no quiere decir que en función de la evolución del conjunto a lo largo del tiempo, no vayan adaptándose los objetivos a las nuevas coyunturas y estructuras.

Sin embargo, nuestro planteamiento, tanto a medio como sobre todo a corto plazo será el que el análisis situacional nos aconseje. El realizar un planteamiento a largo plazo (más de 3 años), ése a que deberá ir adaptándose, nos servirá para tener un punto de referencia estratégico que module las actuaciones a corto y a medio plazo.

Objetivos a corto plazo

El objetivo general de un centro deportivo moderno es claro: “ser un dinamizador y facilitador de las actividades deportivas y socioculturales, tanto individuales como colectivas, que incidan tanto en los ciudadanos de la población como en los de las localidades del área de influencia”.

El plantearse este objetivo a corto plazo sería utópico, puesto que aunque la instalación en sí provocara una inercia importante en su utilización inicial, no puede determinarse en qué plazo podrán desarrollarse a pleno rendimiento las actividades y servicios propuestos en el programa. Sin embargo, sí que existen una serie de actuaciones que están perfectamente estructuradas en la puesta en marcha de una instalación deportiva y que van a estar presentes en esta objetivación a corto plazo:

• Desarrollo de sistemas y procesos de funcionamiento
• Estructuración de servicios y actividades
• Infraestructura y equipamiento
• Gobierno económico y financiero de la gestión
• Optimización del uso de las instalaciones
• Los recursos humanos y su adaptación a las actividades y servicios.

Dentro de los objetivos a corto plazo, existen desde el punto de vista de los equipamientos y la infraestructura una serie de aspectos sobre los que se prestará especial atención:

• Mantener en perfecto estado de limpieza las instalaciones y equipamientos deportivos y de servicios incluidas dentro de la misma.
• Mantener en perfecto estado de mantenimiento las instalaciones y los equipamientos deportivos y de servicios incluidas dentro de las mismas.
• Las limpiezas de grandes estructuras y el mantenimiento técnico, serán debidamente contratados a empresas especializadas, de manera que los rendimientos de las maquinarias y equipamientos queden garantizadas.
• Desarrollar inventarios y revisiones continuas del material y equipamiento.
• Desarrollar protocolos de análisis y control de todos los equipamientos e infraestructuras de la instalación.
• Evaluación objetivable de la realización de todos estos procesos.

En el capítulo económico de la gestión de la instalación, los objetivos de la actuación a corto plazo son fundamentalmente:

• Conseguir las fuentes de financiación necesaria para afrontar la inversión inicial.
• Alcanzar la capacidad máxima de funcionamiento de la instalación dentro de los dos próximos años.
• Determinar los precios de los servicios y las tarifas de las diferentes actividades y abonos de la  instalación.
• Realizar auditorías de control de gastos sobre las partidas principales:

o Consumos

o Inversiones y reinversiones

o Personal

o Mantenimiento

o Subcontratación de servicios

o Mercaderías y consumibles

o Gastos financieros

•     Evaluación objetivable de la realización de todos estos procesos.

En cuanto a los recursos humanos cabe indicar que sin duda la auténtica riqueza de la instalación deportiva viene dada por la calidad del personal que trabaja en la misma. En este aspecto es quizás sobre el cual incidiremos más a corto plazo.

Para conseguir el personal adecuado a cada área debemos:

• Diseñar a nivel genérico y específico las responsabilidades y labores concretas para cada puesto  de trabajo.
• Desarrollar el proceso de selección y contratar la mejor opción posible, combinando titulación,   experiencia y otros factores subjetivos en cada caso.
• La multifunción y la polivalencia en ciertos programas y protocolos será potenciada.
• En áreas más técnicas y de responsabilidad, como el caso de la médica, se abogará por la  especialización.
• La retribución incentivada, por ejemplo en la recepción, será una de las bases de la   competitividad laboral y un buen optimizador del rendimiento.
• Formación continua y reciclaje del personal tanto propio como subcontratado (a través de sus  respectivas empresas).
• Facilitar las dinámicas de relación entre el personal y los usuarios
• Subcontratar empresas que desarrollen labores de limpieza, mantenimiento técnico o servicios informáticos.
• Evaluación objetivable de la realización de todos estos procesos.

Objetivos a medio plazo

A medio plazo nos planteamos una serie de objetivos que se irán alcanzando con el paso de las temporadas. Contaremos con la ventaja de la experiencia operativa, pero necesariamente, alguno de estos objetivos irá modificándose o aparecerá algún objetivo nuevo.

Los objetivos que vamos a perseguir inicialmente son:

• Diseñar un programa de actividades que satisfaga a todos los sectores de la población.
• El funcionamiento y la gestión de la instalación nos permitirá ir mejorando los procesos de funcionamiento, optimizando los recursos económicos del complejo.
• Ir adaptando la instalación a los patrones que nos vayan marcando los datos obtenidos mediante la información estadística, entrevistas, cuestionarios, sugerencias, información del sistema de  control de accesos…
• Alcanzar y consolidar el número de abonados óptimo.
• Consolidar el plan de gestión.
• Ir incluyendo e integrando progresivamente nuevos equipamientos en función de las necesidades,  evolución del fenómeno deportivo.
• Consolidar las instalaciones del Centro Deportivo como sede de eventos y  espectáculos  de diversa índole, con una periodicidad aceptable.
• Evaluar objetivamente la consecución de estos objetivos.

Objetivos a largo plazo

Tal y como hemos comentado en la introducción de este apartado, la determinación de objetivos a largo plazo, es difícil de concretar, pero nos va a facilitar el tener una referencia de funcionamiento para la evolución del sistema deportivo de la población y de la zona de influencia. Son muy generales pero deben orientar todo el trabajo táctico y operativo que se realice en el ámbito de la gestión de la instalación:

• Crear un hábito de práctica deportiva, social y de reunión estable entre los habitantes de la localidad   y la zona del área de influencia, con una amplia oferta de actividades deportivas.
• Mantener las instalaciones en un óptimo estado de funcionalidad, mantenimiento y limpieza durante el   paso de las temporadas.
• Incorporar los avances técnicos e informáticos que mantengan a la instalación en una relación de coherencia con respecto a la evolución de los nuevos equipamientos.
• Convertir al Centro Deportivo en el punto de referencia y centro social de la zona de influencia.