lunes, 24 de noviembre de 2014

Gestión de Centros Deportivos: Imagen y promoción


Todo Centro Deportivo ha te tener un Departamento de promoción y relaciones externas que tenga como misión hacer presente y realzar dicho centro como un elemento destacado de la vida pública de la localidad. Ello implica proyectar y promover la instalación hacia distintos ámbitos, no exclusivamente deportivos, estableciendo en cada caso los preceptivos convenios reguladores de las relaciones que puedan formalizarse. 

Básicamente, esta función de promoción se dirige a los ámbitos siguientes:
  • Ámbito de la enseñanza y la docencia.
  •  Ámbito de la salud.
  • Ámbito de la cultura.
  • Otros: sector empresarial, asociativo.

                 Ámbito de la enseñanza y la docencia

Con los estamentos propios, tanto a nivel de administración local como provincial y autonómica si llegara el caso, se pueden comprometer relaciones de colaboración, basadas en la elaboración, programación, gestión y evaluación conjunta de programas específicos concebidos a medida de las características y objetivos curriculares de cada grupo (programas puntuales de carácter lúdico, talleres de actividades,...). Estos programas, pueden articularse, confeccionando una oferta que se inscribe en una agenda de actividades a la que pueden acogerse los distintos centros escolares. Este planteamiento nos permite acercar la instalación deportiva, en todas sus facetas, a las necesidades particulares del desarrollo curricular en cada momento, estableciendo puentes con los centros escolares que puedan derivar en programas posteriores más estables Otro de los objetivos esenciales en este ámbito es el de favorecer mediante la promoción de programas específicos la captación del interés del colectivo de maestros y personal docente de centros escolares.


                 Ámbito de la salud

Uno de los objetivos principales de la propuesta de gestión, tal y como se refleja en el apartado de descripción de actividades y plan de utilización de la instalación deportiva, radica en el fomento de programas específicos de salud.

Desde esta base de experiencias de colaboración con el estamento de la sanidad pública, hay que desarrollar desde el propio departamento de salud de la instalación deportiva, funciones prospectivas en las que deporte y salud pueden formar un binomio que se complementa perfectamente, en terrenos como nutrición y actividad física, cardiopatías o problemas vasculares y deporte, o problemas locomotores y actividad física y otros.


            Ámbito de la cultura

            Una instalación deportiva  es por definición un espacio de encuentro y de comunicación de un amplio y diverso sector de la población del municipio. Esta particularidad, confiere a la instalación deportiva un interés específico para determinadas manifestaciones de tipo cultural tales como artes plásticas, exposiciones certámenes fotográficos, e incluso sesiones cinematográficas.

           Puesto que las propuestas a desarrollar en este sentido han de singularizarse, adecuándolas a la realidad propia de la dinámica cultural del lugar donde se ubique la instalación y a la vez de las posibilidades  y potencial específico de la misma, será necesario un periodo inicial en el que se analicen y valoren ambas realidades de forma previa al establecimiento de cualquier propuesta concreta


                 Otros: clubes deportivos, sector empresarial, asociativo

Tanto con los clubes deportivos, como con el mundo de la empresa en general, así como con determinados colectivos de tipo asociativo o de otra naturaleza, se puede estudiar el establecimiento de relaciones específicas de colaboración, si bien, será necesario estudiar detalladamente cada situación.

El objetivo de dicho departamento es el de conseguir un número significativo de relaciones transversales con instituciones y entidades de la sociedad, desarrollando al efecto relaciones de colaboración sólidas, con contenido, de forma que permitan la implantación en el propio complejo deportivo, de programas estables, con tendencia a adquirir un carácter permanente, en cada una de las áreas reseñadas.

Para llevar a cabo estas colaboraciones de forma fructífera es fundamental  el funcionamiento a pleno rendimiento del departamento de imagen y comunicación, principalmente en lo referido a la promoción de la instalación, ya que el departamento dicho departamento dispone de medios e instrumentos como son la propia revista de la instalación, la página web, la gestión de los canales de información y divulgación tanto interna como externa a nivel de medios de comunicación, etc. 

Dentro del proyecto de gestión del complejo deportivo se debe establecer un plan de imagen y comunicación cuya finalidad es la de contactar de forma fácil y precisa con los clientes de mismo.

Este plan de imagen pretende integrar como uno de los elementos centrales y vertebrales del mismo, el programa de diseño gráfico elaborado específicamente para esta instalación.

En la fase de puesta en marcha de la instalación, procederemos de inmediato, en colaboración con el mencionado gabinete de comunicación a elaborar el desarrollo e implantación de la imagen gráfica en todos los elementos que conforman el substrato de comunicación propio del complejo, tales como papelería, talonarios, carnés, trípticos, libro de normativa de régimen interno, revista trimestral de la instalación deportiva, señalización en caso de no estar elaborada e implementada.

                 Criterios básicos de la política de imagen y comunicación

Por el hecho de tener ante nosotros un complejo deportivo  cuyo  producto principal son los servicios, deberemos considerar que todos los elementos susceptibles de ser percibidos por el usuario comunican. Está previsto que todas las informaciones referentes a la instalación sean reguladas por la dirección, siguiendo las directrices de este plan. Cualquier información, independientemente del público al que se dirija, se deberá emitir siguiendo el modelo previsto al efecto en el manual de imagen gráfica de la instalación. Los públicos objetivos destinatarios de la política de imagen y comunicación de la instalación son básicamente los siguientes:

§                  Público externo:
o Personas individuales
o Vecinos del municipio

§                 Entidades:
o Organismos públicos y corporaciones
o Clubes y entidades deportivas
o Centros escolares
o Asociaciones
o Empresas y colectivos profesionales diversos

§               Personal adscrito a la propia instalación:
o Personal de contratación propia
o Servicios externos concertado

             El Plan de Imagen y Promoción propuesto va a basarse en tres líneas de actuación:
1. Campaña de lanzamiento inicial para captar los usuarios
2. Campañas cíclicas de temporadas. Habituales en los centros deportivos y de fitness.
3. Campaña de información y marketing constante dentro de la instalación.


A)   CAMPAÑA DE LANZAMIENTO
      
            Los objetivos que se persiguen con la campaña de lanzamiento son:

    - Formar una imagen positiva del complejo deportivo, tanto a nivel externo (usuarios potenciales) como a nivel interno (trabajadores de la instalación). Para que esto sea posible, cualquier acción comunicativa tendrá que subordinarse a la política de comunicación preestablecida por el departamento de comunicación del centro, bajo la supervisión de la dirección.

      - Transmitir las informaciones de forma correcta, ordenada y coherente.

     - Realizar acciones específicas como jornadas monográficas, promociones en los precios..., con el objetivo de captar usuarios.


B)   IMAGEN PROPIA
           
       1.-     Predeterminar el ámbito de competencia del Plan de Comunicación. Dado que el principal   producto del complejo deportivo son los servicios y que todos los elementos susceptibles de ser percibidos por el usuario comunican, el Plan de Comunicación deberá incidir sobre todos ellos, ya que emiten mensajes que son recibidos e interpretados por el usuario. En función de la calidad que él perciba los mensajes serán positivos o negativos, con sus respectivas consecuencias.

       2.- Determinar quién será el emisor de la comunicación. Se propone que todas las informaciones referidas al complejo deportivo deberán ser emitidas por la Dirección, siguiendo las directrices del Plan de Comunicación. Asimismo, cualquier documento, independientemente del público al que se dirija deberá elaborarse siguiendo el modelo descrito en el manual de imagen gráfica de la instalación.

      3.- Determinar los públicos objetivos. Los diferentes públicos a los cuales deberemos transmitir nuestras informaciones se dividen en dos grandes grupos:

·                   Público externo:
o Personas individuales: vecinos de la población y del área de influencia.
o Entidades: escuelas, asociaciones, empresas, entidades...
·                  Público interno:
o Personal técnico.
   o Personal administrativo.
o Personal de mantenimiento y limpieza.


C)   COMUNICACIÓN EXTERNA

       INFORMACIÓN A LOS USUARIOS

Después de haber realizado una campaña de promoción previa a la inauguración de la instalación, que se describe en el apartado de promoción, los usuarios deberán estar informados de cualquier cambio que les afecte directamente o al correcto desarrollo de las actividades. En función de las características de cada una de las informaciones se estudiará el tipo de información y el medio más adecuado: póster, tripticos, circular, aviso, etc.

Antes de elaborar cualquier información impresa es importante definir qué se quiere transmitir y a quién. La información debe ser clara y concreta, ya que un exceso de información puede dispersar la atención del lector.

     MANUAL DE IMAGEN GRÁFICA

              Será el manual básico que deberá utilizar la persona responsable de realizar los trabajos de imagen y comunicación para la elaboración de cualquier documento.

           Este manual corporativo debe contener:

§                   Elementos de identidad permanente
o Logotipo.
o Colores corporativos.
o Tipografía.

§                Aplicaciones papelería administrativa:
o Papel de carta.
o Tarjetas.
o Recibos.
o Invitaciones.
o Sobres.

Es importante que la señalización de todos los espacios deportivos, así como la rotulación de exterior del centro tenga una coherencia de imagen, por lo que el diseño de la señalización deberá estar contemplada en el proyecto global de imagen del Complejo Deportivo.


NORMAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

Se elaborará un manual que contenga las normas básicas a seguir en la atención al abonado. El conocimiento por parte del personal de atención al público de estas normativas favorecerá un feed-back entre los usuarios y la dirección de la instalación, ya que este personal será uno de los principales vehículos de la comunicación:
  •  Atención telefónica.
  •  Atención personal.
  •  Comportamiento en la recepción.
  •   Tipología de carné en función de la modalidad de usuario.
  •   Modalidad de precios de acceso.
  •  Inscripción a cursos.


     TABLÓN DE ANUNCIOS

Con el objetivo de que el abonado tenga acceso puntualmente a todas las informaciones relacionadas con el centro deportivo se instalarán diferentes tablones de anuncios. Una vez finalizada la construcción de la instalación se analizarán los espacios en los que se considera conveniente colocados. Evidentemente, la recepción deberá disponer de uno en el que se colocarán informaciones de carácter general, nuevas actividades, recortes de periódicos. El resto de espacios en los que se decida instalar carteleras, estarán destinados a informaciones específicas de esos espacios. Para garantizar que la información es dinámica esta deberá ser renovada con una periodicidad quincenal.

  
PÁGINA WEB Y PERFILES EN FACEBOOK, TWITER…

Los internautas tendrán la posibilidad de conocer los servicios y las características del complejo deportivo de forma rápida y cómoda a través de la propia página web de la instalación. Uno de los objetivos de esta página, además de facilitar información a los abonados, será recibir a través de este medio las inquietudes de los usuarios, estableciendo una comunicación «on-line». El mismo objetivo perseguiremos con la apertura de los correspondientes perfiles en la red.


NORMAS DE USO

Se elaborará un manual de normas generales de uso de la instalación, en el que se incluirán tanto los aspectos administrativos como de los de utilización de los diferentes espacios. Este manual se entregará al abonado en el momento de su inscripción. Asimismo, cada uno de los espacios de la instalación dispondrá de un rótulo a través del cual el usuario podrá conocer las normas de utilización específicas de aquel espacio. Estas normas pretenden garantizar una utilización adecuada de la instalación, así como la agilidad en los trámites administrativos.

A)   COMUNICACIÓN INTERNA

           Los principales objetivos de la política de comunicación interna serán:
  •   Motivar
  •   Persuadir
  •   Controlar

Consideramos imprescindible protocolizar por escrito todas las acciones que han de realizar cada uno de los colectivos profesionales, mediante modelos específicos de documentos. El personal debe estar informado, en todo momento, de los objetivos que se plantea la dirección de la instalación con el propósito de que, en la medida de lo posible, los compartan.

En los espacios reservados al personal se instalará un tablón de anuncios en el que se colocarán todos los comunicados internos, tanto de carácter técnico como administrativo. Asimismo, se han de establecer los mecanismos que garanticen la comunicación vertical (ascendente y descendente) y horizontal. Por otro lado, con el objetivo de que la imagen que el personal proyecte de la instalación sea la más positiva posible.






martes, 11 de noviembre de 2014

Gestión de Centros Deportivos: Factores organizativos (II). Planificación estratégica, medio plazo y operativa.


            Pretender plasmar de una forma completa y exhaustiva cuál va a ser el proyecto detallado de gestión de una instalación es complicado, podría considerarse utópico incluso, pues la propia inercia de la evolución social, geográfica y del fenómeno deportivo hace complicado el determinar un proyecto a largo plazo.


            Sin embargo y con una visión global de los últimos años, estamos en condiciones de realizar una determinación de objetivos a tres niveles:
1. Estratégico o largo plazo
2. Táctico o medio plazo
3. Operativo o corto plazo


En toda esta objetivación existe una voluntad férrea de enunciar las directrices y principios fundamentales que harán posible la gestión. Esto no quiere decir que en función de la evolución del conjunto a lo largo del tiempo, no vayan adaptándose los objetivos a las nuevas coyunturas y estructuras.

Sin embargo, nuestro planteamiento, tanto a medio como sobre todo a corto plazo será el que el análisis situacional nos aconseje. El realizar un planteamiento a largo plazo (más de 3 años), ése a que deberá ir adaptándose, nos servirá para tener un punto de referencia estratégico que module las actuaciones a corto y a medio plazo.

Objetivos a corto plazo

El objetivo general de un centro deportivo moderno es claro: “ser un dinamizador y facilitador de las actividades deportivas y socioculturales, tanto individuales como colectivas, que incidan tanto en los ciudadanos de la población como en los de las localidades del área de influencia”.

El plantearse este objetivo a corto plazo sería utópico, puesto que aunque la instalación en sí provocara una inercia importante en su utilización inicial, no puede determinarse en qué plazo podrán desarrollarse a pleno rendimiento las actividades y servicios propuestos en el programa. Sin embargo, sí que existen una serie de actuaciones que están perfectamente estructuradas en la puesta en marcha de una instalación deportiva y que van a estar presentes en esta objetivación a corto plazo:

  • Desarrollo de sistemas y procesos de funcionamiento
  • Estructuración de servicios y actividades
  • Infraestructura y equipamiento
  • Gobierno económico y financiero de la gestión
  • Optimización del uso de las instalaciones
  • Los recursos humanos y su adaptación a las actividades y servicios.

Dentro de los objetivos a corto plazo, existen desde el punto de vista de los equipamientos y la infraestructura una serie de aspectos sobre los que se prestará especial atención:

  • Mantener en perfecto estado de limpieza las instalaciones y equipamientos deportivos y de servicios incluidas dentro de la misma.
  • Mantener en perfecto estado de mantenimiento las instalaciones y los equipamientos deportivos y de servicios incluidas dentro de las mismas.
  • Las limpiezas de grandes estructuras y el mantenimiento técnico, serán debidamente contratados a empresas especializadas, de manera que los rendimientos de las maquinarias y equipamientos queden garantizadas.
  • Desarrollar inventarios y revisiones continuas del material y equipamiento.
  • Desarrollar protocolos de análisis y control de todos los equipamientos e infraestructuras de la instalación.
  • Evaluación objetivable de la realización de todos estos procesos.

En el capítulo económico de la gestión de la instalación, los objetivos de la actuación a corto plazo son fundamentalmente:

  • Conseguir las fuentes de financiación necesaria para afrontar la inversión inicial.
  • Alcanzar la capacidad máxima de funcionamiento de la instalación dentro de los dos próximos años.
  • Determinar los precios de los servicios y las tarifas de las diferentes actividades y abonos de la  instalación.
  • Realizar auditorías de control de gastos sobre las partidas principales:

o Consumos
o Inversiones y reinversiones
o Personal
o Mantenimiento
o Subcontratación de servicios
o Mercaderías y consumibles
o Gastos financieros
  •     Evaluación objetivable de la realización de todos estos procesos.

En cuanto a los recursos humanos cabe indicar que sin duda la auténtica riqueza de la instalación deportiva viene dada por la calidad del personal que trabaja en la misma. En este aspecto es quizás sobre el cual incidiremos más a corto plazo.

Para conseguir el personal adecuado a cada área debemos:

  • Diseñar a nivel genérico y específico las responsabilidades y labores concretas para cada puesto  de trabajo.
  • Desarrollar el proceso de selección y contratar la mejor opción posible, combinando titulación,   experiencia y otros factores subjetivos en cada caso.
  • La multifunción y la polivalencia en ciertos programas y protocolos será potenciada.
  • En áreas más técnicas y de responsabilidad, como el caso de la médica, se abogará por la  especialización.
  • La retribución incentivada, por ejemplo en la recepción, será una de las bases de la   competitividad laboral y un buen optimizador del rendimiento.
  • Formación continua y reciclaje del personal tanto propio como subcontratado (a través de sus  respectivas empresas).
  • Facilitar las dinámicas de relación entre el personal y los usuarios
  • Subcontratar empresas que desarrollen labores de limpieza, mantenimiento técnico o servicios informáticos.
  • Evaluación objetivable de la realización de todos estos procesos.


Objetivos a medio plazo

A medio plazo nos planteamos una serie de objetivos que se irán alcanzando con el paso de las temporadas. Contaremos con la ventaja de la experiencia operativa, pero necesariamente, alguno de estos objetivos irá modificándose o aparecerá algún objetivo nuevo.

Los objetivos que vamos a perseguir inicialmente son:
  • Diseñar un programa de actividades que satisfaga a todos los sectores de la población.
  • El funcionamiento y la gestión de la instalación nos permitirá ir mejorando los procesos de funcionamiento, optimizando los recursos económicos del complejo.
  • Ir adaptando la instalación a los patrones que nos vayan marcando los datos obtenidos mediante la información estadística, entrevistas, cuestionarios, sugerencias, información del sistema de  control de accesos…
  • Alcanzar y consolidar el número de abonados óptimo.
  • Consolidar el plan de gestión.
  • Ir incluyendo e integrando progresivamente nuevos equipamientos en función de las necesidades,  evolución del fenómeno deportivo.
  • Consolidar las instalaciones del Centro Deportivo como sede de eventos y  espectáculos  de diversa índole, con una periodicidad aceptable.
  • Evaluar objetivamente la consecución de estos objetivos.

Objetivos a largo plazo

Tal y como hemos comentado en la introducción de este apartado, la determinación de objetivos a largo plazo, es difícil de concretar, pero nos va a facilitar el tener una referencia de funcionamiento para la evolución del sistema deportivo de la población y de la zona de influencia. Son muy generales pero deben orientar todo el trabajo táctico y operativo que se realice en el ámbito de la gestión de la instalación:

  • Crear un hábito de práctica deportiva, social y de reunión estable entre los habitantes de la localidad   y la zona del área de influencia, con una amplia oferta de actividades deportivas.
  • Mantener las instalaciones en un óptimo estado de funcionalidad, mantenimiento y limpieza durante el   paso de las temporadas.
  • Incorporar los avances técnicos e informáticos que mantengan a la instalación en una relación de coherencia con respecto a la evolución de los nuevos equipamientos.
  • Convertir al Centro Deportivo en el punto de referencia y centro social de la zona de influencia.




lunes, 10 de noviembre de 2014

Gestión de Centros Deportivos: Factores Organizativos (I).

           La evolución de la práctica deportiva y las tendencias de los usuarios muestran que en la actualidad el grado de rentabilidad de una instalación deportiva suele estar vinculado con un mayor grado de complejidad y, consecuentemente, con una mayor riqueza de espacios y servicios ofertados. Esta realidad conduce a ampliar el ámbito de referencia de lo que constituye la dotación deportiva tradicional de la Red Básica con un nuevo grupo de instalaciones deportivas que pretenden dar respuesta a las nuevas tendencias. A este grupo de instalaciones deportivas podemos denominarlas centros deportivos urbanos, por su vinculación a una forma de entender y vivir el deporte más próxima a los núcleos de población de mayor tamaño. Los centros deportivos urbanos (CDU) incorporan un conjunto de parámetros acordes a la evolución que está siguiendo la práctica deportiva, que puede resumirse en los siguientes:


            - Diversificar la oferta deportiva, agrupando en una misma instalación varios espacios deportivos.
- Mejorar cualitativamente el servicio al usuario de la instalación deportiva (condiciones de las áreas deportivas, vestuarios, etc.).

- Ampliar la oferta de servicios complementarios a la actividad deportiva (centros médicos y de rehabilitación, clínica de fisioterapia, áreas sociales, etc.).

La filosofía que prima en el modelo de gestión que proponemos es la de una planificación con unos criterios básicos de rentabilidad (ajuste del coste de mantenimiento general, adecuado programa de mantenimiento y reparaciones, reducción del impacto ecológico y reducción del coste de gasto energético, todo ello sin menospreciar la calidad, funcionalidad y creatividad), ofertando una óptima calidad del servicio.

Con el objetivo de poder llevar a la práctica todas las campañas deportivas, los servicios de calidad a los usuarios y los objetivos establecidos en cada una de ellas, se marcará una línea de actuación para la gestión basada en:
  • Valorar el deporte como un instrumento más para potenciar las relaciones sociales entre los ciudadanos de la población fundamentalmente y de las poblaciones del área de influencia.
  • Reconocer el hecho deportivo como un servicio público, dotándolo de las prestaciones de calidad y condiciones necesarias. 
  • Reconocer la educación física como base de una verdadera actividad deportiva.
  • La promoción de toda clase de actividades y servicio deportivos, dentro de las posibilidades que genera el marco de la instalación.
  • Desarrollar las campañas deportivas previstas atendiendo a los siguientes objetivos:
- Promoción deportiva.
- Obtención de los recursos económicos necesarios.
- Autofinanciación a cargo de las tarifas que deberán abonar los usuarios.
- Prestar apoyo a las iniciativas y esfuerzos que vayan dirigidas al desarrollo de las actividades deportivas.
- Necesidad de vender los servicios no solo a los sectores habituales de práctica, sino también a todos aquellos sectores que tradicionalmente no tenían excesivo interés en las prácticas deportivas: amas de casa, tercera edad, etc.


Como resumen a estos planteamientos, la finalidad principal será la siguiente: “posibilitar a todos los ciudadanos del área de influencia la práctica deportiva en su tiempo libre, cualquiera que sea su edad, capacidad y aptitud para ello, no solo desarrollando sus capacidades motoras, sino también las afectivas y de formación integral del individuo”.

Para poder llevar a cabo esta línea de actuación en la gestión, los medios y vías utilizadas serán:
  •    Crear los recursos necesarios para hacer posible la práctica deportiva generalizada
  •    Realizar una oferta de actividades y servicios adecuados y adaptados a las necesidades de la demanda, y dar posibilidades a los demandantes, a través de esta práctica, de un mejor desarrollo integral.
  •    Interaccionar las relaciones animadores-practicantes, con conocimiento de las técnicas pedagógicas y de animación.
  •    Continuar en la línea de un servicio deportivo eficaz y rentable.
  •    Obtener el máximo rendimiento de los recursos existentes
  •    Lograr el desarrollo del tejido asociativo
  •    Disponer de los recursos financieros necesarios.
Esta dinámica conduce a que en una instalación deportiva de estas características, se genere una estrecha relación entre los usuarios, abonados y el personal que desarrolla los programas y presta los servicios. Es una unidad que debe mantener un equilibrio que siempre tendrá como telón de fondo la satisfacción del usuario y la calidad del servicio. Debe a su vez esta gestión mantener unas componentes de calidad que le permita ser competitiva y rentable, de manera que la empresa pueda realizar una inversión continua en las instalaciones deportivas, optimizándolas y añadiendo nuevos servicios día a día.

El realizar una integración de las diferentes actividades y servicios en torno a una línea argumental que sirve de guía, es una tendencia que desde hace años se está implantando. De esta manera se consiguen una serie de objetivos que deben estar presentes en cualquier actuación empresarial:
  •   Coherencia en el proyecto de gestión con las últimas tendencias en programas deportivos de calidad.
  •    Optimización de los recursos humanos y materiales.
  •    Optimización de los recursos económicos.
  •    Política de rentabilidad social (para usuarios y trabajadores).