Todo Centro Deportivo ha te tener un Departamento de promoción y relaciones externas que tenga como misión hacer presente y realzar dicho centro como un elemento destacado de la vida pública de la localidad. Ello implica proyectar
y promover la instalación hacia distintos ámbitos, no exclusivamente
deportivos, estableciendo en cada caso los preceptivos convenios reguladores de
las relaciones que puedan formalizarse.
Básicamente, esta función de promoción
se dirige a los ámbitos siguientes:
- Ámbito de la enseñanza y la docencia.
- Ámbito de la salud.
- Ámbito de la cultura.
- Otros: sector empresarial, asociativo.
Ámbito de la enseñanza y la docencia
Con los estamentos propios, tanto a nivel de
administración local como provincial y autonómica si llegara el caso, se pueden
comprometer relaciones de colaboración, basadas en la elaboración,
programación, gestión y evaluación conjunta de programas específicos concebidos
a medida de las características y objetivos curriculares de cada grupo
(programas puntuales de carácter lúdico, talleres de actividades,...). Estos
programas, pueden articularse, confeccionando una oferta que se inscribe en una
agenda de actividades a la que pueden acogerse los distintos centros escolares.
Este planteamiento nos permite acercar la instalación deportiva, en todas sus
facetas, a las necesidades particulares del desarrollo curricular en cada
momento, estableciendo puentes con los centros escolares que puedan derivar en
programas posteriores más estables Otro de los objetivos esenciales en este
ámbito es el de favorecer mediante la promoción de programas específicos la
captación del interés del colectivo de maestros y personal docente de centros
escolares.
Ámbito de la salud
Uno de los objetivos principales de la propuesta de
gestión, tal y como se refleja en el apartado de descripción de actividades y
plan de utilización de la instalación deportiva, radica en el fomento de
programas específicos de salud.
Desde esta base de experiencias de colaboración con
el estamento de la sanidad pública, hay que desarrollar desde el propio
departamento de salud de la instalación deportiva, funciones prospectivas en
las que deporte y salud pueden formar un binomio que se complementa
perfectamente, en terrenos como nutrición y actividad física, cardiopatías o
problemas vasculares y deporte, o problemas locomotores y actividad física y
otros.
Ámbito de la cultura
Una instalación deportiva es por
definición un espacio de encuentro y de comunicación de un amplio y diverso
sector de la población del municipio. Esta particularidad, confiere a la
instalación deportiva un interés específico para determinadas manifestaciones
de tipo cultural tales como artes plásticas, exposiciones certámenes
fotográficos, e incluso sesiones cinematográficas.
Puesto que las propuestas a
desarrollar en este sentido han de singularizarse, adecuándolas a la realidad
propia de la dinámica cultural del lugar donde se ubique la instalación y a la vez de las
posibilidades y potencial específico de
la misma, será necesario un periodo inicial en el que se
analicen y valoren ambas realidades de forma previa al establecimiento de cualquier
propuesta concreta
Otros:
clubes deportivos, sector empresarial, asociativo
Tanto con los clubes deportivos, como con el mundo de
la empresa en general, así como con determinados colectivos de tipo asociativo
o de otra naturaleza, se puede estudiar el establecimiento de relaciones
específicas de colaboración, si bien, será necesario estudiar detalladamente
cada situación.
El objetivo de dicho departamento es el de conseguir
un número significativo de relaciones transversales con instituciones y
entidades de la sociedad, desarrollando al efecto relaciones de colaboración
sólidas, con contenido, de forma que permitan la implantación en el propio
complejo deportivo, de programas estables, con tendencia a adquirir un carácter
permanente, en cada una de las áreas reseñadas.
Para llevar a cabo estas colaboraciones de forma fructífera es fundamental el funcionamiento a pleno rendimiento del departamento de imagen y
comunicación, principalmente en lo referido a la promoción de la instalación,
ya que el departamento dicho departamento dispone de medios e
instrumentos como son la propia revista de la instalación, la página web, la
gestión de los canales de información y divulgación tanto interna como externa
a nivel de medios de comunicación, etc.
Dentro del proyecto de
gestión del complejo deportivo se debe establecer un plan de imagen y
comunicación cuya finalidad es la de contactar de forma fácil y precisa con los
clientes de mismo.
Este plan de imagen
pretende integrar como uno de los elementos centrales y vertebrales del mismo,
el programa de diseño gráfico elaborado específicamente para esta instalación.
En la fase de puesta en
marcha de la instalación, procederemos de inmediato, en colaboración con el
mencionado gabinete de comunicación a elaborar el desarrollo e implantación de
la imagen gráfica en todos los elementos que conforman el substrato de
comunicación propio del complejo, tales como papelería, talonarios, carnés,
trípticos, libro de normativa de régimen interno, revista trimestral de la
instalación deportiva, señalización en caso de no estar elaborada e
implementada.
Criterios
básicos de la política de imagen y comunicación
Por el hecho de tener ante nosotros un complejo
deportivo cuyo producto principal son los servicios,
deberemos considerar que todos los elementos susceptibles de ser percibidos por
el usuario comunican. Está
previsto que todas las informaciones referentes a la instalación sean reguladas
por la dirección, siguiendo las directrices de este plan. Cualquier
información, independientemente del público al que se dirija, se deberá emitir
siguiendo el modelo previsto al efecto en el manual de imagen gráfica de la
instalación. Los públicos objetivos destinatarios de la política
de imagen y comunicación de la instalación son básicamente los siguientes:
§ Público externo:
o Personas individuales
o Vecinos del municipio
§ Entidades:
o Organismos públicos y corporaciones
o Clubes y entidades deportivas
o Centros escolares
o Asociaciones
o Empresas y colectivos profesionales diversos
§ Personal
adscrito a la propia instalación:
o Personal de contratación propia
o Servicios externos concertado
El Plan de Imagen y Promoción propuesto va a basarse en tres líneas de actuación:
1. Campaña de lanzamiento inicial para captar los
usuarios
2. Campañas cíclicas de temporadas. Habituales en los
centros deportivos y de fitness.
3. Campaña de información y marketing constante
dentro de la instalación.
A)
CAMPAÑA DE LANZAMIENTO
Los objetivos que se persiguen con la campaña de lanzamiento son:
- Formar una imagen positiva del complejo deportivo, tanto a nivel externo
(usuarios potenciales) como a nivel interno (trabajadores de la instalación).
Para que esto sea posible, cualquier acción comunicativa tendrá que
subordinarse a la política de comunicación preestablecida por el departamento
de comunicación del centro, bajo la supervisión de la dirección.
- Transmitir las informaciones de forma correcta, ordenada y coherente.
- Realizar acciones específicas como jornadas monográficas, promociones en
los precios..., con el objetivo de captar usuarios.
B)
IMAGEN PROPIA
1.- Predeterminar el ámbito de competencia del Plan de Comunicación.
Dado que el principal producto del complejo deportivo son los servicios y que
todos los elementos susceptibles de ser percibidos por el usuario comunican, el
Plan de Comunicación deberá incidir sobre todos ellos, ya que emiten mensajes que son recibidos e interpretados por el
usuario. En función de la calidad que él perciba los mensajes serán positivos o
negativos, con sus respectivas consecuencias.
2.- Determinar quién será el emisor de la comunicación. Se
propone que todas las informaciones referidas al complejo deportivo deberán ser
emitidas por la Dirección, siguiendo las directrices del Plan de Comunicación.
Asimismo, cualquier documento, independientemente del público al que se dirija
deberá elaborarse siguiendo el modelo descrito en el manual de imagen gráfica
de la instalación.
3.- Determinar los públicos objetivos. Los diferentes
públicos a los cuales deberemos transmitir nuestras informaciones se dividen en
dos grandes grupos:
· Público
externo:
o Personas
individuales: vecinos de la población y del área de influencia.
o Entidades:
escuelas, asociaciones, empresas, entidades...
·
Público
interno:
o Personal
técnico.
o Personal
administrativo.
o Personal
de mantenimiento y limpieza.
C)
COMUNICACIÓN EXTERNA
INFORMACIÓN A LOS USUARIOS
Después de haber realizado una campaña de promoción previa
a la inauguración de la instalación, que se describe en el apartado de
promoción, los usuarios deberán estar informados de cualquier cambio que les
afecte directamente o al correcto desarrollo de las actividades. En función de
las características de cada una de las informaciones se estudiará el tipo de información
y el medio más adecuado: póster, tripticos, circular, aviso, etc.
Antes de elaborar cualquier información impresa es
importante definir qué se quiere transmitir y a quién. La información debe ser
clara y concreta, ya que un exceso de información puede dispersar la atención
del lector.
MANUAL DE IMAGEN GRÁFICA
Será el manual básico que deberá utilizar la persona
responsable de realizar los trabajos de imagen y comunicación para la
elaboración de cualquier documento.
Este manual corporativo debe contener:
§ Elementos de
identidad permanente
o Logotipo.
o Colores
corporativos.
o Tipografía.
§ Aplicaciones
papelería administrativa:
o Papel
de carta.
o Tarjetas.
o Recibos.
o Invitaciones.
o Sobres.
Es importante que la señalización de todos los
espacios deportivos, así como la rotulación de exterior del centro tenga una
coherencia de imagen, por lo que el diseño de la señalización deberá estar
contemplada en el proyecto global de imagen del Complejo Deportivo.
NORMAS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Se elaborará un manual que contenga las normas
básicas a seguir en la atención al abonado. El conocimiento por parte del
personal de atención al público de estas normativas favorecerá un feed-back
entre los usuarios y la dirección de la instalación, ya que este personal será
uno de los principales vehículos de la comunicación:
- Atención telefónica.
- Atención personal.
- Comportamiento en la recepción.
- Tipología de carné en función de la modalidad de usuario.
- Modalidad de precios de acceso.
- Inscripción a cursos.
TABLÓN DE ANUNCIOS
Con el objetivo de que el abonado tenga acceso
puntualmente a todas las informaciones relacionadas con el centro deportivo se
instalarán diferentes tablones de anuncios. Una vez finalizada la construcción de
la instalación se analizarán los espacios en los que se considera conveniente
colocados. Evidentemente, la recepción deberá disponer de uno en el que se
colocarán informaciones de carácter general, nuevas actividades, recortes de
periódicos. El resto de espacios en los que se decida instalar carteleras,
estarán destinados a informaciones específicas de esos espacios. Para
garantizar que la información es dinámica esta deberá ser renovada con una
periodicidad quincenal.
PÁGINA WEB Y PERFILES EN FACEBOOK, TWITER…
Los internautas tendrán la posibilidad de conocer los
servicios y las características del complejo deportivo de forma rápida y cómoda
a través de la propia página web de la instalación. Uno de los objetivos de
esta página, además de facilitar información a los abonados, será recibir a
través de este medio las inquietudes de los usuarios, estableciendo una
comunicación «on-line». El mismo objetivo perseguiremos con la apertura de los
correspondientes perfiles en la red.
NORMAS DE USO
Se elaborará un manual de normas generales de uso de
la instalación, en el que se incluirán tanto los aspectos administrativos como
de los de utilización de los diferentes espacios. Este manual se entregará al
abonado en el momento de su inscripción. Asimismo, cada uno de los espacios de
la instalación dispondrá de un rótulo a través del cual el usuario podrá
conocer las normas de utilización específicas de aquel espacio. Estas normas
pretenden garantizar una utilización adecuada de la instalación, así como la agilidad
en los trámites administrativos.
A)
COMUNICACIÓN INTERNA
Los principales objetivos de la política de comunicación
interna serán:
- Motivar
- Persuadir
- Controlar
Consideramos imprescindible protocolizar por escrito
todas las acciones que han de realizar cada uno de los colectivos
profesionales, mediante modelos específicos de documentos. El personal debe
estar informado, en todo momento, de los objetivos que se plantea la dirección
de la instalación con el propósito de que, en la medida de lo posible, los
compartan.
En los espacios reservados al personal se instalará
un tablón de anuncios en el que se colocarán todos los comunicados internos,
tanto de carácter técnico como administrativo. Asimismo, se han de establecer
los mecanismos que garanticen la comunicación vertical (ascendente y
descendente) y horizontal. Por otro lado, con el objetivo de que la imagen que
el personal proyecte de la instalación sea la más positiva posible.
