Protocolo de entrevista de selección

Tal como anunciamos en la entrega anterior, donde exponíamos una excelente reflexión de Jorge Yélamos sobre la selección del equipo técnico por competencias, publicamos ahora en esta entrega un protocolo o guía de entrevista de selección, que tal como comentáramos, esperamos pueda resultar útil a todos aquellos responsables de empresas que, no siendo especialistas en selección de personal, quieran tomar parte de la misma teniendo en cuenta todas y cada una de las cuestiones que se han de tener en cuenta en un buen proceso de selección.

PROTOCOLO DE ENTREVISTA

FASE PREVIA

1.- Citar al evaluado

Estimar el tiempo de duración de las entrevistas (variable en función del perfil) y dejar tiempo entre una entrevista y la siguiente, con el objetivo de: a) poder tomar notas y reflexionar antes de la llegada del siguiente candidato y b) evitar que los candidatos se encuentren o se acumulen retrasos.

2.- Analizar la información disponible. Identificar áreas específicas a evaluar.

Revisar CV identificando posibles lagunas en la información, definiendo la trayectoria profesional más interesante y relevante para el puesto y analizando los datos de cara a conocerlos con el fin de actuar con efectividad durante la entrevista y causar una buena impresión en el candidato.

En caso de que el candidato ya haya realizado una entrevista anterior, por parte de RRH, es recomendable mantener una previa reunión con la persona responsable del proceso, de cara a matizar aquellos aspectos más relevantes del perfil sobre los que hacer más hincapié, tanto por los propios resultados obtenidos, como por los aspectos críticos requeridos en el perfil.

3.- Revisar el guión de entrevista.

Preparar bien la estructura que seguirá la entrevista, fijar tiempos aproximados en cada una de las áreas de información en las que se va a trabajar y adaptar el protocolo en función del colectivo/perfil a evaluar.

4.- Preparar el entorno.

Asegurarse de reservar la sala de entrevista con suficiente antelación, organizar la disposición de la misma, comunicar a otros posibles entrevistadores la fecha, hora y lugar de realización de la entrevista en caso de que dicha entrevista vaya a ser conducida por más de un entrevistador.

Compartir con dichos posibles entrevistadores la información del candidato y la dinámica que se seguirá a lo largo de la entrevista, preparando de antemano los papeles e intervenciones correspondientes de cada uno.

INTRODUCCIÓN DE LA ENTREVISTA                                     Tiempo previsto: 5’

1.       Recibir y presentarse

Evitar las esperas, y en caso de que estas pudieran darse, avisar al candidato y tratar de no hacerle perder el tiempo.

Una vez iniciada la entrevista, presentarse, identificarse y tratar de crear un clima distendido:

“Buenos días xxx, mi nombre es xxxxx, (añadir cargo y Dpto). En primer lugar agradecerte el esfuerzo que has hecho por poder estar aquí con nosotros, e igualmente darte las gracias también por tu participación e interés mostrado en este proceso de selección”.

“Tal y como comentamos por teléfono, el objetivo de vernos hoy, es el de mantener una entrevista personal, en la que no sólo participaré yo, sino también xxxxxxxx (cargo, departamento y razón por la que participa, en el caso de que así sea).

Realizar algún comentario amable antes de iniciar la entrevista, con el objetivo de ir rompiendo el hielo. Por ejemplo: “¿qué tal has llegado hasta aquí? ¿Habías estado antes por esta zona?”…

2.       Informar del contenido, objetivo y duración

“Aproximadamente durante unos 45 minutos – 1 hora, iremos haciendo un repaso de tu Cv, para que me puedas contar tu trayectoria profesional, las empresas en las que has trabajado, tus responsabilidades, etc., etc., con el fin de poder conocerte mejor.

“Igualmente, aprovecharemos para poder comentar contigo todos aquellos datos relativos al puesto, con el fin de que puedas tener el máximo de información posible al respecto, e igualmente puedas hacer tus propios análisis y valoraciones al respecto”.

ANÁLISIS CURRICULAR                                                       Tiempo previsto: 20’-30

1.- Datos personales:

“Tenemos todos los datos personales que necesitamos, no obstante, vamos a repasarlo por si hubiera algún error al respecto…”

Revisar los datos de identificación y localización del evaluado (en cada caso los que sean relevantes para el puesto): Fecha y lugar de nacimiento, estado civil, domicilio actual…

2.- Formación Académica:

Adaptar la tipología de preguntas al colectivo y objetivos de nuestro interés.

En el caso de Mandos Medios/Expertos, interesa conocer la formación como vía para valorar conocimientos técnicos y áreas de especialidad.

En recién licenciados conviene conocer sus áreas de interés profesional a través de los estudios y formación complementaria realizada.

En los puestos de personal sin formación, ver si han  realizado algún tipo de cursillo que pudiera ser relevante para el puesto.

En función de unos casos u otros la tipología y estructura de preguntas variará:

Ejemplos de posibles preguntas:

Mandos medios/expertos:

“Qué te llevó a estudiar…?”

“De qué forma ha influido o condicionado en tu trayectoria profesional tu formación de base”?

Recién licenciados:

“¿Por qué elegiste la carrera/estudios de…?”

“¿Cómo evolucionó tu motivación a lo largo de la carrera/estudios?”

“¿En qué áreas destacaste más y por qué?”

“¿En cuántos años y con qué experiencia terminaste?”

“¿Qué otras actividades realizaste durante la carrera…?”

“¿Cómo te pagaste los estudios?”

Personal sin formación:

“¿Has realizado algún curso que consideres interesante comentar?”

3. Formación de Postgrado/Específica

SI PROCEDE:

“¿Qué te decidió a realizar esta formación?”

“¿Por qué elegiste dicho Centro/Escuela…”?

“¿Qué duración tuvo? ¿Cómo lo compatibilizabas con tu trabajo?”

“¿De qué forma lo aplicas en tu trabajo”?

“¿Cómo has ido actualizando los conocimientos adquiridos?”

“¿En qué áreas/campos has adquirido mayor especialización?”

“¿Dónde necesitas seguir reforzando conocimeintos?”

4.  Idiomas

“¿Dónde has aprendido el IDIOMA?”

“¿Cuánto tiempo has estado fuera?”

“¿Cuál ha sido tu experiencia allí?”

“¿Qué utilización haces del IDIOMA actualmente?”

Si el entrevistador aporta un buen nivel de IDIOMA, es importante aprovechar para mantener una pequeña conversación con el candidato en caso de que se trate de un requisito imprescindible para el puesto. Si el entrevistador no conoce dicho idioma, debe establecerse otra vía alternativa de evaluación: prueba de conocimiento y nivel, entrevista por parte de alguien que si lo habla…

5. Trayectoria profesional

Conviene repasar brevemente todas las empresas en las que ha trabajado el candidato, para tener una primera fotografía de su trayectoria si bien, en el caso de Mandos Medios y Expertos, por tratarse de perfiles que cuentan con una dilatada trayectoria, se debe profundizar sólo en la empresa actual y/o aquellas anteriores que se estimen relevantes para el puesto, bien por similitud en el sector, puesto y actividad, bien por no llevar suficiente tiempo en su actual empresa y ser necesario recurrir a experiencias anteriores.

En el caso de personal sin formación, que presente una larga lista de empresas en las que ha trabajado a través de contratos de tipo temporal, centrarse igualmente en los últimos y más recientes trabajos y en aquellos relevantes para el puesto.

Es recomendable seguir el orden cronológico natural (de la más antigua a la más reciente), para ver evolución, trayectoria, razones de cambio…

En función del perfil adaptar siempre el contenido de las preguntas.

EJEMPLO PRÁCTICO:

EMPRESA 1:

“Háblame de esta empresa: ¿a qué se dedica?, ¿dónde está?, ¿cuánto tiempo estuviste en ella?, ¿qué puesto desempeñabas?, ¿qué contenidos tenían tus responsabilidades?, ¿de quién dependías?, ¿tenías gente a cargo?, ¿qué objetivos tenías? ¿qué presupuesto manejabas?, ¿qué proyectos más importantes desarrollaste?, ¿cuáles fueron tus principales aportaciones/logros?, ¿Con qué áreas/departamentos/clientes te relacionabas más y por qué?, ¿por qué cambiaste?, ¿cómo se produjo dicho cambio? ¿qué perdiste y ganaste al cambiar?”

EMPRESA ACTUAL:

Misma tipología de preguntas que en el caso de las anteriores empresas, si bien con máximo grado de detalle y mayor dedicación a las razones y motivos por los que el candidato desea cambiar:

“¿Cuál es tu situación actual en la empresa y que te motiva a plantearte un cambio?”

“¿Desde cuándo estás valorando la posibilidad de dejar la compañía?”

“¿Qué echas en falta que crees que puedes encontrar en el nuevo trabajo?”

“¿Qué conoces de nuestra empresa?, ¿Por qué crees que nosotros podemos aportarte lo que estás buscando?”

“¿Qué puedes aportar a cambio?”

ENTREVISTA DE EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS   Tiempo previsto: 20’ – 30’

Introducción:

Finalizada la revisión curricular, conviene indicar al candidato que comienza una segunda parte de la entrevista en la que ya no se hablará de la experiencia o perfil curricular, pero si sobre el contexto en las que se han realizado las funciones anteriormente descritas, con el objetivo de conocer más el entorno y las situaciones a las que habitualmente se enfrenta.

“Una vez revisado y analizado tu CV, en los últimos 20’-30’ minutos que nos quedan de entrevista te voy a pedir que me cuentes algunas situaciones que hayas vivido recientemente en tu trabajo, y que para ti hayan sido especialmente importantes o significativas”.

“Por situaciones recientes entendemos que hayan ocurrido a lo largo de éste último año, año y medio como mucho, y en las que hayas tenido un papel protagonista. Es necesario que las recuerdes bien, pues te pediré que me las describas con el máximo detalle”. Probablemente te interrumpiré en alguna ocasión, para pedirte más información”.

“Lo que me interesa es el papel que jugaste tú, lo que hiciste, dijiste, pesaste y sentiste en cada momento. Por ello intenta por favor hablar siempre en primera persona del singular”. Por favor, utiliza el “yo” y no el “nosotros”.

Consejos:

-          Dar tiempo para que piense, recuerde y escoja una historia.

-          Deja que sea el candidato quién escoja el tema del que quiere hablar. Si no se le ocurre ninguno, ayúdale a encontrar alguna situación.

-          Vuelve a explicar de nuevo la dinámica de la entrevista en el caso de que no la haya entendido.

-          Reconduce en caso de no estar seguro de que la historia sea válida.

-          Indaga hechos, pensamientos, sentimientos.

Desarrollo:

Con el objetivo de conseguir que el candidato describa comportamientos puestos de manifiesto en el pasado, es importante realizar siempre preguntas comportamentales.

Recordar la Regla de Oro:

¡No aceptar nunca generalizaciones, respuestas teóricas, opiniones, valoraciones…!

Es recomendable por tanto, que el entrevistador, en base al perfil definido, lleve preparadas de antemano el tipo de preguntas a realizar:

            Preguntas de comportamiento: deben incluir: ACCIÓN, SITUACIÓN Y RESULTADO

Ejemplos:

“Cuéntame alguna situación en la que hayas tenido que despedir a alguien”

“¿Cuál es la decisión que más te ha costado tomar en éste último año? Descríbemela.

Reglas de Codificación:

-          Frases en primera persona del singular y en pasado.

-          Frases sobre lo que el candidato HIZO, DIJO, PENSÓ O SINTIÓ en esa situación en concreto. Diálogos detallados.

-          Frases sobre acciones, palabras, pensamientos o sentimientos que expone el candidato de forma voluntaria y NO INFLUIDO por una pregunta o comentario del entrevistador.

-          Frases en las que SE CONOCE a quién se dirige el entrevistado durante la reconstrucción de diálogos.

CIERRE DE LA ENTREVISTA                                         Tiempo previsto: 10’

1.- Valoración, expectativas económicas y clarificación de las dudas:

Puede que esta información ya se haya valorado previamente, si bien de nuevo es importante volver a retomar el tema, pues una vez transcurrida la entrevista, si los candidatos se han sentido cómodos pueden dar alguna información nueva al respecto.

“Por último y ya para finalizar, hemos comentado anteriormente el entorno salarial en el que estás, si bien me gustaría que volviésemos de nuevo a hablar sobre ello:

Exactamente ¿qué salario bruto percibes y cómo lo tienes distribuido (fijo, variable, beneficios sociales…?)”

“La banda salarial que nosotros ofrecemos no está en absoluto cerrada, y de hecho, no queremos perder buenas candidaturas por un tema salarial. Evidentemente tenemos un abanico, que sin duda te podrá resultar atractivo, si bien se llegara a una negociación individual con el candidato finalista en función de su perfil”.

“¿A partir de qué cifra estimas que te podría resultar interesante el cambio? ¿cómo querrías que se distribuyera?”

“¿Hay algún otro tipo de cuestión que te preocupe y que quieras comentar?”

“Si quieres puedes aprovechar para preguntarnos acerca de la compañía, el puesto o cualquier duda que tengas al respecto…”

2.- Despedida

Para finalizar agradécele la colaboración e infórmale de las próximas fases del proceso y tiempos de respuesta.