En la anterior entrada publicada en este blog ilustramos de manera audiovisual aquellos aspectos que deben incluirse dentro del capítulo de RRHH en nuestro plan de negocio.
En la entrada de hoy es nuestra intención dar un poco más de soporte a los contenidos vistos en el pasado vídeo, con la intención de apuntalar algunos de los conocimientos vistos en éste.
Tal como comentáramos en dicho vídeo, a nuestro entender la estructura que debe seguir el plan de RRHH en un Plan de Empresa es el siguiente:
1.- Organigrama
2.- Funciones a desarrollar para cada uno de los perfiles existentes en la empresa.
3.- Selección de personal.
4.- Política salarial y de incentivos.
Comenzamos por la primera de ellas:
1.- EL ORGANIGRAMA:
A continuación mencionamos algunas características del organigrama:
- Refleja de forma esquemática los niveles jerárquicos que estructuran la empresa.
- A través de él se asignan funciones claras y concisas a los trabajadores.
- Ha de ser fácil de entender y usar.
- Intuitivo para visualizar la información de un solo vistazo.
Ventajas:
- Ayuda a diseñar y construir la propia empresa y facilita poder alcanzar los objetivos de negocio
- Sirve de guía a los empleados para conocer sus responsabilidades y derechos.
- Evita duplicidades de tareas.
- Muestra de una forma gráfica las relaciones entre los miembros del personal de la empresa (comunicación vertical y horizontal) y mejora la coordinación entre estos.
Tal como comentáramos en nuestro anterior vídeo, el organigrama de una empresa no ha de diseñarse en función del número de personas que trabajan en la empresa, ni tan siquiera basándonos en las funciones que realizan éstas, si no que deberá configurarse atendiendo a la naturaleza de la empresa, que exigirá que el organigrama se organice en una serie de áreas o departamentos. Una vez tengamos éstos será cuando ubicaremos a cada una de los empleados en su departamento correspondiente y cuando se otorgarán las funciones a realizar, que son inherentes a la propia naturaleza del departamento en cuestión.
Como resulta obvio, es probable que en empresas que acaban de empezar su andadura y cuentan pocas posibilidades de contratar personal, sean los socios inversores los que realizan funciones de uno y otro departamento, pero esto no menoscaba la creación del organigrama, dado que como hemos comentado anteriormente, éste es necesario para estipular las diferentes áreas de trabajo con que contará la empresa y optimizará el funcionamiento de la misma en un futuro ya que, por ejemplo, evitaremos duplicidades en las funciones o tareas a realizar.
Un organigrama tipo, por pequeña o nueva que pueda resultar la empresa podría ser el siguiente:
2.- FUNCIONES:
Ateniéndonos al gráfico de más arriba, deberemos definir en nuestro Plan de RRHH, cuáles son las funciones que han de desarrollarse en cada uno de nuestros departamentos. A modo de ejemplo, nos vamos a centrar en definir aquellas que atienden a los departamentos generales (los verdes de la imagen), si bien posteriormente será necesario afinar y desgranar un poco más las funciones tanto de éstos, como de los subdepartamentos que penden de los mismos. En cualquier caso, en toda empresa, por pequeña que sea, van a existir como mínimo las siguientes funciones:
•Funciones
comerciales: la empresa necesita tanto saber producir
eficientemente como comprar y vender bien. Ejemplos: marketing, relación con
clientes y proveedores, etc.
•
Funciones financieras y contables: es el departamento que se encarga
del control financiero de la empresa. Ejemplos: seguimiento contable-fiscal de
la empresa, etc.
•Funciones
administrativas: son funciones organizativas a nivel de
documentación. Ejemplos: cumplimentación de formularios de calidad, gestión de
sugerencias, quejas y reclamaciones, etc.
•Funciones
técnicas: aquellas a través de las cuales se
realiza la producción de bienes y servicios. Ejemplos: gestión de los RRHH,
asesoría técnica, coordinación, selección de personal, etc.
Un tema importante entre las diferentes funciones que existen en una empresa es diferenciar entre responsabilidades y tareas:
- Responsabilidades: son los compromisos y obligaciones a las se debe dar respuesta por la función que se ocupa. No se trata de las actividades a realizar, sino de la finalidad, objetivo o "para qué" de dichas actividades.
- Tareas: son las actividades que normalmente se debe ejecutar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente con una responsabilidad.
Un ejemplo de lo anterior podría ser el siguiente:
3.- SELECCIÓN DE PERSONAL:
Los procedimientos de selección de personal tienen como objetivo evaluar las características y circunstancias de los candidatos a un puesto de trabajo para elegir, entre una multitud, a la persona que más se adapte al perfil profesional que necesita la empresa para cubrir dicho puesto.
Es importante resaltar que no se suele elegir al mejor candidato en términos absolutos, sino al que más y mejor se ajuste a las características del puesto solicitado.
Ni que decir tiene, que la selección de personal que vayamos a realizar en nuestra empresa tiene una importancia vital en el futuro de la misma, ya que son nuestros empleados, quienes con su desempeño van a marcar si la empresa funciona o no funciona. Por tanto, es importante detallar de manera muy clara en nuestro Plan de Negocio, cuáles van a ser los perfiles que queremos seleccionar (indicando formación, experiencia y funciones de éstos), y por supuesto plasmar el procedimiento que vamos a seguir a la hora de realizar la selección de los mismos.
Las fases de un proceso de selección estándar podrían ser las siguientes:
•Preselección:
Se realiza una criba curricular inicial
que hace que el proceso sea menos largo y costoso al reducirse el número de
candidatos.
•Entrevista
inicial: Entrevista personal inicial para
corroborar que la información que se ha obtenido sobre en los currículums es
correcta. Se miden sobre todo capacidades generales y características
personales del candidato.
•Segunda
vuelta: en esta entrevista se pretende ver si el
candidato se adapta al puesto evaluando características de corte más técnico.
Además, éstas para conocer la disposición de los candidatos
al puesto de trabajo una vez que se le ha proporcionado más información sobre
el mismo (tareas a realizar, horario, salario, etc.).
•Fase
final: tras las tres fases anteriores ha
llegado el momento de elegir a la persona o al grupo de
personas que se incorporarán a nuestra empresa. Para ello, ha de tenerse en
cuenta toda la información recopilada durante las tres fases anteriores y ser
lo más objetivo posible.
4.- POLÍTICA SALARIAL Y DE INCENTIVOS:
Como ya sabemos por entradas anteriores, las previsiones económicas son de vital importancia a la hora de adquirir el equipamiento, local, e inversiones iniciales en general; por lo que resulta fácil deducir que a nivel de RRHH dichas previsiones son igual o más importantes si cabe, ya que a menudo, los costes de personal suponen el capítulo de costes más importante en la empresas.
Podemos definir la política salarial, por tanto, como el conjunto de principios que ayudarán a la orientación y filosofía de la organización, en lo que se refiere a la administración de remuneraciones.
Toda política salarial es dinámica porque tiene que ir cambiando de acuerdo a las diferentes circunstancias que se pueden presentar dentro y fuera de la empresa.
Para establecer la política salarial de una empresa es necesario clasificar:
- Diferentes puestos de la empresa (organigrama).
- Escalas salariales en función de las responsabilidades.
- Previsión de reajustes salariales por cambios que puedan existir en los convenios colectivos o bien por promoción de los empleados.
Por último, es necesario recalcar, que toda política salarial debe tomar en cuenta un sistema de recompensa al personal como: beneficios sociales, estímulos e incentivos de acuerdo al desempeño de los empleados; estabilidad en la empresa, oportunidades de crecimiento, etc; ya que estas cuestiones harán que la motivación de los empleados aumente.
Es por tanto necesario que en nuestro Plan de Negocio, además de definir las cuestiones citadas más arriba, describamos con claridad cuál será la política de incentivos de nuestra empresa, dado que ésta también afectará a las previsiones económicas de la misma.
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