Entendemos el seguimiento y control de un proyecto como un subsistema dentro de la gestión. Durante esta etapa habrá recolección de datos, comparación y retroalimentación para tomar decisiones. Estas decisiones pueden ser: seguir por la misma ruta o cambiar para alcanzar los objetivos. El control permite asegurarse de que todos los recursos están siendo utilizados de la manera más efectiva posible, en función al objetivo. Controlar implica medir y corregir actividades y procesos que se realizan en la empresa.
El objetivo de gestión de un proyecto es controlar el proyecto para que como mínimo:
• vaya según lo esperado (plan), y
• si no es así (seguimiento),
• tomar las decisiones adecuadas (control)... que permitan finalizar el proyecto con éxito (que se cumplan los objetivos).
Características que debe poseer el control: ser integral, periódico, selectivo, creativo, efectivo y eficiente, adecuado, adaptado, motivador, flexible.
El control guarda una relación especial con la planificación.
Es imprescindible afianzar un sistema de seguimiento y control desde las primeras etapas del proyecto.
Fases del proceso:
1. Establecimiento de estándares y criterios
2. Observación del desempeño o ejecución del proyecto
3. Medición
4. Acción correctiva
5. Puntos críticos de control: estándares físicos, de costo, de capital, intangibles
Un proyecto puede ser algo muy complejo pero al final es simplemente un conjunto de variables a controlar (recursos). Los recursos típicos son generalmente:
1. Tiempo. En esfuerzo y duración
2. Dinero. Control presupuestario
En la gestión de un proyecto podemos hablar de las siguientes fases:
– Planificación: lo que pienso que va a ocurrir
– Seguimiento: lo que en realidad ocurre.
– Control: toma de decisiones en función de lo ocurrido.
El uso de una herramienta de seguimiento ha de tener las siguientes características:
– Fácil de utilizar para mí y para mi equipo de trabajo
– Útil para mí y para mi equipo de trabajo
– Barata en dinero y en tiempo
Hay muchísimas herramientas de software para planificar y gestionar proyectos. Lo importante no es la herramienta sino que realmente nos ayude a ser productivos y en este sentido depende mucho de la persona.
El camino que nos lleva al seguimiento y control, establece y mantiene un liderazgo, desarrolla al personal y lo hace trabajar en equipo, además de enfocar los esfuerzos de calidad total hacia el cliente y a planificar cada uno de los pasos para lograr la excelencia en sus operaciones. Hacer esto exige vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino.
No hay comentarios:
Publicar un comentario